GO,
Gestion opérationnelle

Dotée d’une très grande richesse fonctionnelle, notre logiciel de Gestion Opérationnelle constitue une solution performante pour une gestion quotidienne de tous types d’opérations. Sa puissance de paramétrage permet une adéquation parfaite aux schémas de procédures internes les plus complexes et aux flux d’informations les plus variés, tout en offrant à l’ensemble des collaborateurs une très grande souplesse d’utilisation.


La Gestion Opérationnelle représente l’élément central de l’interopérabilité de la Suite Universem


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Les plus

  • Gestion budgétaire
  • Gestion prévisionnelle (en lien avec un planning via le module de Gestion de Projets)
  • Gestion des engagements (marchés, commandes, abonnements, …)
  • Dématérialisation complète des circuits de commande et de facturation
  • Gestion des Appels de Fonds (mandat)
  • Gestion des achats
  • Éditions d’états-bilans et de reporting
  • Circuits de validation (workflow) entièrement paramétrables
  • Publipostages, alertes et gestion des documents
  • Pilotage du flux de facturation Chorus Pro (réception/dépôt)
  • Intégration avec la comptabilité NF NUEVO
  • Interfaces avec les principales comptabilités publiques et privées du marché
  • Gestion des tiers et coordonnées bancaires avec la société E-attestions
  • GED Moovapps Documents ou Docuware avec la société Kadys
  • Gestion de la dette avec la société Orféor

Pour qui ? 

  • Maitre d’ouvrage public ou privé
  • Entreprises Publiques Locales (SEM, SPL, SPLA)
  • Etablissements publics (EPF, EPFE, EPA)
  • Bailleurs sociaux (opérations d’investissement et d’aménagement)
  • Sociétés privées d’aménagement, de construction et de promotion immobilière
  • Groupement d’Intérêt Économique (GIE)

L’outil idéal pour la gestion budgétaire de vos opérations d’aménagement, de construction et d’investissement

Connecteur Chorus Pro

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises doivent déposer leurs factures à destination des acheteurs publics sur le portail de l’état Chorus Pro.

Les entreprises ont aussi l’obligation de réceptionner les factures de leurs fournisseurs dans le cadre de leurs opérations en mandat. Afin de gérer efficacement ces circuits de facturation, notre connecteur Chorus Pro assure l’import/export des factures et situations de travaux entre GO et Chorus Pro et intègre des circuits de validation pour la réception des factures fournisseurs (dépenses) et le dépôt des factures aux collectivités (recettes).

En savoir plus

Modules optionnels

Gestion des Temps GT

Ce module permet de saisir le temps passé par tous les collaborateurs de votre société et vous permet de réaliser une analyse comparative des couts et des produits projet par projet. Chaque personne aura un accès contrôlé à la saisie de ses propres temps et les responsables de services et administrateurs auront accès aux saisies du personnel attaché au service ou à l’intégralité du personnel.

 

Chrono Facturation Client CFC

Le module Chrono Facturation Client vous permet de générer un chrono de facturation et gérer les relances de vos clients. Le module fonctionne par entreprise, par opération ou par nature de document. Il est ainsi possible de définir plusieurs séquences en fonction des natures de documents. Le Chrono de facturation sera généré au moment de l’impression d’un document de type situation/facture et pourra être « réinitialisé » chaque année (ou chaque mois selon le fonctionnement de votre entreprise).

Solutions partenaires

Gestion des tiers avec e-Attestations

e-Attestations est une solution en mode SaaS pour le suivi de la conformité des tiers. E-Attestations permet ainsi de collecter, contrôler, indexer, mettre à jour, relancer et archiver automatiquement les attestations, documents administratifs et coordonnées bancaires de vos fournisseurs.

Progisem en partenariat avec e-Attestations a développé un connecteur pour vous offrir une gestion globale de vos tiers dans la Gestion Opérationnelle. Toutes les informations sur les tiers enregistrées dans e-Attestations peuvent ainsi être automatiquement prises en compte dans la GO :

  • Importation des données de vos tiers depuis e-Attestations
  • Vérification de la conformité de vos tiers depuis e-Attestations
  • Importation automatique des coordonnées bancaires de vos tiers depuis e-Attestations
  • Lutte contre la fraude aux paiements avec Sis ID

Gestion Eléctronique des documents (GED) avec Kadys

Progisem a développé des connecteurs qui servent d’interface entre GO et les logiciels de GED Moovapps Documents (Visiativ) et Docuware. Nous avons noué un partenariat avec Kadys, spécialiste en audit documentaire et gestion électronique des documents, pour vous proposer une solution globale de GED :

  • Analyse de vos besoins en gestion documentaire ainsi que de votre méthodologie de travail (Kadys)
  • Présentation et choix du logiciel de GED le mieux adaptée à votre établissement (Kadys)
  • Rapport d’audit avec plan de classement « interne » pour tous les documents propres à votre établissement (fiches de paie…) et plan de classement « Universem » pour tous les documents liés à GO (Kadys)
  • Mise en place du connecteur (Progisem)

Gestion de la dette avec Orféor

La société Orféor accompagne, assiste et conseille les acteurs publics locaux dans la gestion de leur dette, de leur trésorerie et dans le financement de leurs projets. Vous pouvez ainsi bénéficier d’outils de veille stratégique, de R&D et d’analyses prospectives vous permettant d’anticiper et de maîtriser les nouvelles donnes susceptibles d’impacter le pilotage de votre dette. Nous avons développé une interface en partenariat avec Orféor vous permettant d’intégrer les fichiers d’emprunts en provenance d’Orféor directement dans GO.

Fonctionnalités

Gestion budgétaire

Bilans
Le dictionnaire des postes-bilan (postes budgétaires) est le lexique qui garantit une structure homogène et une parfaite intégrité du logiciel. A partir de ce dictionnaire, l’outil vous offre la possibilité de créer des plans-étalon adaptés à vos différents projets : investissement, aménagement, construction, renouvellement urbain, amélioration de l’habitat, réhabilitation de quartier…

Dans une architecture hiérarchisée en dépenses, recettes, amortissements et mobilisations vous disposez de nombreux niveaux de regroupement (« classe », « total », « sous-total », …)
Par poste-bilan (poste budgétaire), les principales informations sont :

  • Le code du poste
  • L’intitulé du poste
  • L’imputation comptable (interopérabilité Comptabilité NF NUEVO)
  • Le code TVA par défaut pour le calcul de la trésorerie prévisionnelle

Dossiers
Le concept de dossier est utilisé pour distinguer et organiser les établissements et les projets.
Chaque dossier est rattaché à une nature :

  • Etablissement : fonctionnement (SEM, SPL, SPLA, GIE…)
  • Projet : concessions, mandats, patrimoniales, prestations, exploitations…

Cette architecture permet une gestion multi-établissements et multi-projets.

Le concept de projet s’applique à toutes les opérations (conventions signées), simulations, études… Dans le cas de montage complexe, il est possible d’organiser les dossiers en les hiérarchisant (opération mère/fille, opération principale/sous-opération, consolidation…)

Pour chaque dossier, les informations principales sont organisées par fiches :

  • Informations générales (code dossier, intitulé, avancement : en cours, phase études, réalisation, préliquidé, clôturé, en sommeil, …)
  • Périodes, définitions (affectations aux équipes opérationnelles)
  • Campagne de paiement, TVA, assurances (interopérabilité Comptabilité NF Nuevo)
  • Commentaires
  • Intervenants (déclaration des acteurs du projet, directions, opérationnels, financiers, juridiques, …)
  • Mandants (donneurs d’ordre)
  • Répartition analytique (découpage du dossier par ouvrage, secteur, ilôts, … )
  • Courriers, Pièces jointes, alertes
  • Bilan opérationnel et définition en bilan initial, en cours, référence, approuvé au , autorisation de programme (AE, CP)
  • Découpage juridique (suivi des procédures, MAPA, PFE, nomenclature d’achat, … )
  • Suivi physique (surface, ml, pièces, nombre de logements, … )
  • Rémunérations proportionnelles (frais de société, commercialisation, gestion, liquidation, … ) et/ou forfaitaires

Gestion prévisionnelle (en lien avec un planning via le module de Gestion de Projets)

Gestion prévisionnelle dans GO

Ce module permet aux équipes opérationnelles de saisir les données prévisionnelles de dépenses, recettes et financement sur les projets existants ou à venir. Les avantages par rapport à l’utilisation d’un tableur sont multiples :

  • Mise en place automatique du réalisé (pour les opérations existantes) en fonction de la date d’arrêté
  • La consultation détaillée des engagements et situations est disponible par un double-clic
  • La collection des données peut être illustrée par une représentation graphique (sectorielle, histogramme, courbes)
  • Choix intuitif de la périodicité de saisie du prévisionnel (année, semestre, trimestre, mois)
  • Nombreux automatismes (rémunérations, frais financiers à court terme, pourcentages, quantités)
  • Structure du bilan pré-formaté (différents étalons possibles)
  • Calcul de la trésorerie réelle et prévisionnelle cumulée sur chaque période en temps réel
  • Archivage des prévisions dans des campagnes budgétaires (CRAC)

Gestion prévisionnelle en lien avec la Gestion de Projets GP
Le module de Gestion de Projets GP permet d’établir un planning entièrement modifiable qui, lié à un budget prévisionnel, permet de réaliser un échéancier prévisionnel des mouvements financiers. Les données modifiées dans le planning ainsi que les données du réalisé (lié à GO) sont alors intégrées dans le calcul des prévisions lors de la procédure d’actualisation.

Gestion des engagements (marchés, commandes, abonnements, …)

Le logiciel GO permet la gestion des opérations existantes, bilans, engagements, constatations et règlements (en dépenses, recettes et financements).

Gestion des marchés

  • Lots, tranches (fermes, optionnelles, affermies)
  • Avenants, O.S. administratifs, O.S. financiers
  • Mandataires, titulaires, cotraitants, sous-traitants
  • Sûretés financières (cautions, GPD, CPS, retenues de garantie)
  • Calcul automatique des révisions (mise à disposition des index, pondération)
  • Pénalités provisoires et définitives, intérêts moratoires, indemnités de résiliation
  • Gestion des avances (versement et résorption en fonction de l’avancement)
  • Autres déductions (prorata, assurances, …
  • Saisie des situations cumulées par tiers (% avancement, prix unitaire)
  • Calcul des dates d’échéances (depuis la réception MO ou MOE)

Gestion des dépenses

  • Acquisitions et frais associés (interopérabilité Foncier)
  • Marchés à bons de commande
  • Marchés simplifiés (lettres de commande)
  • Factures (auto-engagement)
  • Rémunérations (forfaitaires, proportionnelles)
  • Charges financières (emprunts)
  • Frais financiers court terme

Gestion des recettes

  • Cessions (interopérabilité Foncier )
  • Loyers (interopérabilité Gestion Locative GL)
  • Subventions, participations
  • Demandes de remboursements (mandats)
  • Produits financiers court terme

Gestion des financements

  • Emprunts et lignes de crédits (mobilisations, amortissements)
  • Avances de trésorerie, donneurs d’ordres
  • Flux de TVA

Gestion des Appels de Fonds (mandat)

Ce module permet de déclencher automatiquement les appels de fonds, d’éditer les justificatifs de dépenses et les courriers d’accompagnement pour les opérations en mandat.

Chaque appel de fond est numéroté et les pièces jointes rattachées sont marquées de ce numéro vous permettant ainsi de consulter l’historique à chaque instant. Le calcul des rémunérations proportionnelles ou le déclenchement de rémunérations forfaitaires peut être rattaché à chaque demande. Après validation de l’appel de fond, le système prend en charge la création automatique de la recette qu’il suffira de valider en comptabilité (interopérabilité NUEVO).

La justification des pièces se fera sur les constatations et/ou les règlements enregistrés dans la Gestion Opérationnelle. Les données prévisionnelles sont également accessibles dans ce module et vous permettront de gérer vos demandes d’avance. Les documents produits pourront directement être transmis à vos donneurs d’ordre (modèles de documents).

Éditions d’états-bilans et de reporting

Ce module permet de restituer les données du système d’information à partir de modèles standards et vous offre la possibilité de créer vos modèles spécifiques. Il est possible de restituer les informations en provenance de la gestion opérationnelle, la gestion prévisionnelle, la gestion des temps, la gestion locative et la gestion foncière.
La hiérarchisation des lignes (dimensions) et la définition des colonnes sont paramétrables. Les critères de lancement sont multiples : dates, sélection des dossiers, consolidations, tiers, intervenants, donneurs d’ordre…

En fonction des dimensions retenues, la consultation détaillée des engagements, des situations et des règlements est disponible par un double-clic. La collection des données peut être illustrée par une représentation graphique (sectorielle, histogramme, courbes).

Circuits de validation (workflow)

La Gestion Opérationnelle permet de mettre en place des circuits de validation sur :

  • Les enregistrements
  • Les engagements
  • Les situations
  • Les règlements
  • Les campagnes budgétaires
  • Les courriers
  • Les créations de tiers

Vous pourrez paramétrer les étapes successives et les intervenants pour chacun de ces circuits de validation.

Gestion des tiers et des banques (& import automatique avec l’option e-Attestations)

Le logiciel de Gestion Opérationnelle fait partie de la Suite Universem : sa base de tiers est commune avec la base de tous les autres logiciels de la Suite. Cette interopérabilité assure l’unicité des données et évite les double-saisies des informations relatives aux tiers.

Les tiers sont classés en catégories :

  • Clients
  • Fournisseurs
  • Organismes
  • Salariés

Toutes les informations relatives aux tiers peuvent être renseignées : Code, raison sociale, adresse, type, nature, SIRET, coordonnées bancaires…

E-attestations (en option)

Progisem, en partenariat avec e-Attestations, a développé un connecteur pour vous offrir une gestion globale de vos tiers dans la Gestion Opérationnelle :

  • Importation des données de vos tiers depuis e-Attestations
  • Vérification de la conformité de vos tiers depuis e-Attestations
  • Importation automatique des coordonnées bancaires de vos tiers depuis e-Attestations
  • Lutte contre la fraude aux paiements avec Sis ID

Publipostages, alertes et gestion des documents

Afin d’éviter les saisies multipliées (source d’erreurs et perte de temps), les principales données de notre système d’information peuvent être éditées de diverses manières :

  • Copier / coller
  • Publipostage avec Word (courrier, lettre de commande, notification, …)
  • Envoi vers Excel (état bilan, CRAC, …)
  • Enregistrements au format pdf

Des documents externes peuvent également être rattachés aux données essentielles du système d’information :

  • Conventions, plans, avenants… aux dossiers
  • Actes d’engagement, CCAG, CCTP, avenants, OS… aux marchés
  • Lettres de commande publipostées avec Word aux engagements
  • Compromis, actes… aux engagements d’acquisitions et de cession
  • Coordonnées bancaires aux tiers

Il vous est également possible de positionner des alertes :

  • Fin de convention, permis… aux dossiers
  • Libération des suretés financières aux marchés
  • Période de garantie aux engagements
  • Levée des conditions suspensives aux engagements

Pilotage du flux de facturation Chorus Pro en réception & dépôt (en option)

Depuis le 1er janvier 2017, les EPL ont l’obligation de réceptionner les factures de leurs fournisseurs à partir de Chorus Pro dans le cadre de leurs opérations en mandat et depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises doivent déposer leurs factures à destination des acheteurs publics sur le portail Chorus Pro.

Le connecteur entre la Gestion Opérationnelle GO et le portail Chorus Pro permet :

  • La réception des factures fournisseurs dans GO (dépenses) : factures simples, factures travaux, DGD
  • Le dépôt des factures aux collectivités depuis GO (recettes) : REM, appels de fonds, demandes de participation…)

Dans les 2 cas, l’import et l’export des factures sont pilotés directement depuis la Gestion Opérationnelle

Intégration avec la comptabilité NF NUEVO

Associé à le comptabilité NF NUEVO, les écritures et pièces jointes seront exportées automatiquement de GO dans NUEVO.

Vous pourrez également gérer les éléments suivants depuis GO :

  • Validation comptable
  • Campagne de paiement des dépenses
  • Campagne d’encaissment des recettes
  • Rémunérations
  • Intérêts

Interfaces avec comptabilités publiques et privées

Nous avons développé de nombreuses interfaces avec des logiciels de comptabilité publique et privée.

En import & export avec GO :

  • ARAVIS
  • SIGO
  • WIM9 / PEP (Inetum)
  • X3

En import dans GO :

  • BANQUE POSTALE
  • CINCOM
  • NOTILUS
  • SEAPORT
  • SIFOW
  • THERMOFACT

En export depuis GO :

  • ADMILIA
  • CEGID
  • COMPTAEXPERT
  • DIALOG
  • ESTIA
  • GERONIMO
  • IBIZA
  • IKOS (en cours)
  • LINEA COMPTA
  • OMNIBAIL
  • PREM
  • PROGIDOC
  • QUADRATUS
  • SAGE 100/1000/1000FRP/COALA

GO fait partie
de la suite Universem

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Tous les logiciels de la Suite Universem sont référencés sur la centrale d’achat UGAP

Seule centrale d’achat public généraliste, l’UGAP met à disposition des acheteurs publics une large gamme de produits et services sélection nés dans le respect du Code des Marchés Publics.
En recourant à l’UGAP, l’acheteur public est dispensé des procédures d’achat public.

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